2019年に有給取得が義務に!?有給義務化の前に企業が準備しておくべきことは?

2018年6月に働き方改革関連法が可決・成立したのは、皆さんも記憶に新しいことではないでしょうか。『働き方改革』については、『高プロ』等と呼ばれる高度プロフェッショナル制度や審議途中に取り下げられた裁量労働制の拡大等に関して大きな注目が集まりました。そのため、TVや新聞などでもこの話題を中心に議論がなされることが多く、この部分ばかりに注目していたという人も少なくないでしょう。しかし、働き方改革関連法の中には、有給休暇の取得推進に関する法改正もあったことはご存知でしょうか?これは、

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全ての会社で、年間有給休暇消化日数が5日未満の従業員に対して、会社が有給休暇を取得するべき日を指定する

という事を義務付ける法改正になっており、企業と従業員に与える影響の大きさを考えると決して無視できないものとなります。
有給休暇義務化は、2019年4月1日から施行となるものですので、企業側については対応策を急がなければなりません。もちろん、義務化に対応できない場合には罰金の対象にもなってしまいますし、従業員とのトラブルが発生する危険性もあるでしょう。そこで今回は、有給休暇義務化に関する内容と企業側に必要な準備をまとめてご紹介していきたいと思います。

有給休暇義務化の詳細について

それでは、働き方改革関連法の成立により、有給休暇がどのように変わるのか見ていきましょう。今回の法律により、労働基準法が改正され、年10日以上の有給休暇の権利を持っている従業員に対しては、最低でも5日以上は現実に有給休暇を与えることが義務付けられたのです。これにより、有給消化日数が年5日未満の従業員に対して、企業側が有給休暇の日を指定して取得させる必要があります。
以下で、もう少し詳しくみていきましょう。

対象となる従業員は?

有給休暇義務化については、対象となる従業員が誰なのかしっかりと把握しておく必要があります。上述の通り、このルールの対象となるのは「年10日以上有給休暇の権利がある従業員」についてです。
具体的に言うと、

  • 入社後6カ月以上経過している正社員またはフルタイムの契約社員
  • 入社後3年半以上経過している週4日出勤のパートタイム社員
  • 入社後5年半以上経過している週3日出勤のパートタイム社員

上記のような従業員が対象となります。
一般的に、正社員やフルタイムの契約社員の場合、入社後6カ月以上経過すれば年10日の有給休暇の権利が発生します。(出勤率が8割以上の場合)したがって、このような従業員で、有給消化日数が年5日未満の場合、企業側で有給取得日を指定することが義務となるのです。一方、パートタイム社員の場合は、出勤日数によって扱いが異なり、出勤が週2日以下のパートタイム社員は有給休暇の権利が最大でも7日しか発生しませんので対象外となります。

指定義務の対象外になるケース
以下のようなケースは、法改正による指定義務の対象外となります。

  • 従業員が年5日以上有給休暇を取得している場合
  • 計画年休により、年5日以上の有給休暇を与えている場合

指定義務とは具体的にどうすれば良いのか?

それでは、有給休暇取得日数が年5日未満の従業員に対して、具体的に何をすればいいのかご紹介しましょう。今回のルールでは、『年に10日以上の有給休暇の権利を付与した労働者で、基準日から1年間に有給休暇消化日数が5日未満の労働者に対し、企業側が時期を定めて有給休暇を取得させなければならない。』と定められています。
ここで言う『基準日』は、有給休暇の付与日の事を指しています。使用者は、従業員を採用してから6カ月を経過した日に10日、その後1年毎に勤続年数に応じた有給休暇を与えなければならないのです。つまり、上で言う「基準日から1年間」とは、

  • 入社日から6カ月経過した日~入社日の1年6カ月後の前日の1年間
  • 入社日から1年6カ月経過した日~入社日の2年6カ月後の前日の1年間
  • 入社日から2年6カ月経過した日~入社日の3年6カ月後の前日の1年間
  • 以下1年毎に続く…

上記の期間を指し、それぞれの1年間の間に有給消化日数が5日未満の従業員に対しては、企業側が時期を指定して有給休暇を取得させなければならないのです。

有給休暇義務化に違反した場合
今回の法改正により決まった、有給休暇義務化に違反し、対象となる従業員に有給休暇の指定を行わなかった場合、30万円以下の罰金となります。

有給休暇義務化に向けた準備について


引用:厚生労働省「仕事休もっ化計画」より

ここまでは、働き方改革関連法で決まった有給休暇義務化の詳細についてご紹介しました。それでは、有給休暇義務化に向けて企業側はどのような準備をしていかなければいけないのでしょうか?
今回の有給休暇義務化が決まった背景には、日本国内の有給休暇消化率が諸外国と比較しても、極端に低いことがあるのだと思われます。そもそも有給休暇とは労働者の権利なのですが、古くから日本国内に蔓延する「休まない文化」や「休ませない組織」によって、気軽に有給休暇を取得できない状態になったのでしょう。そこで、今回の義務化につながったのだと思います。実際に、厚生労働省の調査によると、自らの権利のはずの有給休暇を取得することに「ためらいを感じる」と答えた人は6割を超えています。
したがって、近年盛んに言われている長時間労働やワークライフバランスの問題を解消するためには、積極的に企業側が休み方改革を進めていくべきなのです。
具体的な方法について少し例を挙げていきます。

『休むこと=良いこと』との雰囲気づくり

TVドラマなどの表現でもよくあるのですが、有給休暇の申請が出てきたときに、上司にあたる人が嫌な顔や困った顔をする。こういったことは、「有給を取りづらい…」雰囲気に繋がりますのでやめましょう。逆に上司にあたる人が率先して休む等、「休むことは良いことなのだ」と思える組織作りが重要です。
例えば、連休の谷間、従業員やその家族の誕生日、子供の学校行事の際には、上司にあたる人から「せっかくなんだし休んだら?」等と積極的に休むきっかけづくりをしてあげることもいいでしょう。このような対策は、従業員のモチベーションアップにもつながりますし、離職率の低下なども期待できます。

誰かが休んでも弊害が出ない体制づくり

上で紹介した画像の中にあるように、有給休暇の取得をためらう人の多くは「他の従業員に迷惑がかかるから」と返答しています。その次に多い返答は「後で忙しくなるから」です。
このようなことを防ぐには、誰かが休んだとしても問題なく仕事が回るように、「休む人がいる前提」の体制づくりが重要になります。具体的には、チームやグループ等を形成し、普段からグループウェアを活用するなどの体制づくりが良いでしょう。これは、普段から各自の仕事内容・進捗状況の共有を行い、業務のマニュアル化などをしておく事で、主となる担当者が休んだとしてもある程度は業務の対応が可能なよう、あらかじめ準備しておく方法です。さらに、一つのタスクに必ず2人以上の担当者を割り振るなどとしておけば、お互いがカバーでき休暇も取りやすい状況が作れるでしょう。

計画年休制度を導入する

労働基準法で定められている「年次有給休暇の計画的付与制度」を活用するのもいいでしょう。これは、「企業が決定した日に、企業や事業所全体で一斉休みにする」事や、班やグループを形成し、「グループごとに休みを交代制で付与する」等の方法があります。業種によって有給休暇の取り方は異なって来ると思いますが、有給休暇の取得日があらかじめ割り振られるため、従業員も気兼ねなく休むことが出来ます。
年次有給休暇の計画的付与制度については、厚生労働省が発表している「有給休暇ハンドブック」がわかりやすいので、一度確認してみましょう。

まとめ

今回は、2018年6月に可決・成立した働き方改革関連法により決まった、有給休暇義務化についてご紹介してきました。この新しい有給休暇制度については、施行日も近づいていますので、自社はどのように対応していくのか早急に決める必要があるでしょう。
また、法改正がなされたからといった理由だけでなく、従業員がより働きやすい環境を作るといった点でも、有給休暇の取得率を上げていくことはとても重要な課題といえるでしょう。休暇に対するニーズは、業種や業態、従業員の家族構成や生活環境などによっても異なると思いますので、これを良い機会と考えて自社の休み方に対する改革に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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