世界中で猛威を振るっている新型コロナウィルスの影響もあり、国内でもリモートワークの実施を余儀なくされている企業が急激に増えています。今までリモートワークの導入を検討すらしていなかった企業などでは、どのようにして導入すれば良いのか…、セキュリティー面などで注意すべきことは何か…など、導入に向けた不安要素が非常に多いと耳にします。そもそも、テレビ会議やweb会議などと聞いても、どのようにしたらそれが実現するのかすら全く分からない…という企業もまだ多いのではないでしょうか。
そこで今回は、急にリモートワークの導入が必要になった企業において、担当者に任命された方がおさえておきたいWeb会議・テレビ会議を実現するおすすめシステムをご紹介します。
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web会議システムを選ぶときのポイント
近年、IT業界などでは多様な働き方が認められるようになっており、すでに全ての社員に対してリモートワークを導入しているような企業も多くあります。このような働き方が実現できている理由は、テレビ会議やweb会議と呼ばれるような、遠隔地にいる相手とインターネットを介して音声通話やビデオ通話でのやりとりを実現するコミュニケーションツールが登場したことが非常に大きな理由です。
web会議を実現するシステムに関しては、無料のシステムであっても、会議に必要な最低限の機能は揃っています。しかし、数多くあるこういった会議システムに関しては、各ツールによって特徴がさまざまで、セキュリティーが強いものや、導入のためのサポートが充実しているもの、パソコンに慣れていない方でも簡単に使用可能なものなど、さまざまな違いが存在します。
そのため、自社でリモートワークを実現するためのweb会議システムを選択する場合には、いくつか注意しておかなければいけないポイントがあるのです。以下で、web会議システムを選ぶときにおさえておきたいポイントをご紹介しておきます。
- 導入のしやすさ
web会議システムは、各ツールによって知名度が全く異なります。例えば、昔から有名なもので「Skype」がありますが、このシステムはアプリのダウンロードが必要になるなど、それなりの事前準備が必要になり、パソコンに慣れていない方からすれば意外とハードルが高いようです。最近では、アカウント登録なども不要で、URLを発行するだけでスムーズにweb会議を開始できるようなツールもありますので、自社の従業員のパソコンスキルに合わせたシステム選びが重要です。 - 参加可能人数
使用するシステムによって、会議に参加できる人数に制限があるものもあります。例えば、無料で使用する場合は最大4人まで…有料にすると無制限になるなど、システムの詳細を押さえておかなければ、いざという時に使えないものになってしまうのです。 - セキュリティ対策
インターネットを介したweb会議では、第三者の不正アクセスによる会話の盗聴やファイルの流出リスクが常に付きまといます。例えば、TVなどでも非常に便利とオススメされている「Zoom」ですが、セキュリティー面の弱さからグーグル社では使用禁止になってます。こういったセキュリティ面に関しては無料のものよりも有料のものの方が優れていますので、会議の内容によっては万全のセキュリティ対策がとられているのかと言う点も注意する必要があるでしょう。 - サポート体制
web会議にまだ慣れていない企業であれば、実際に使用するシステムを決めたとしても、使える人と使えない人が出てしまう可能性があるでしょう。こういった場合、アフターケアが充実したシステムを選択するのがオススメです。無料のツールでは、どうしてもサポート面に弱さがあり、導入しても地方の支店ではうまく活用できる人材がいない…なんてことも珍しくないようです。有料システムであれば、丁寧にサポートしてくれますので、使い方がわからなくて困る…なんて場面が少なくなるでしょう。
オススメのweb会議システム
それでは、リモートワークを実現するため筆者がオススメするいくつかのweb会議システムをご紹介していきましょう。
Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）
まずは「Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）」です。これは、マイクロソフト社のビジネス版Skype（スカイプ）終了に伴う後継サービスとなります。
Microsoft Office製品との連携も非常にスムーズで、最大250人までの会議が実現できるのが大きなメリットと言えるでしょう。
ハングアウト Meet
「ハングアウト Meet」は、グーグルが提供している通話システムで、Googleの各種サービスと連携できるのが非常に大きな魅力です。
現在は、法人向けに展開しているweb会議システムですが、今後一般向けにも展開される予定となっています。会議参加人数は最大150人と「Microsoft Teams」よりは少なくなってしまうのですが、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを利用しながら会議できるのが非常に便利です。
LiveOn（ライブオン）
「LiveOn（ライブオン）」は、月額定額制のweb会議システムですので、頻繁に会議が必要な企業や、1回の会議が長くなる企業では非常に使いやすいシステムとなっています。支社などの拠点ごとにライセンスを取得する必要があるのですが、実際に利用する場合には、ログインからたったの2クリックで会議室に接続できるとうたわれており、その利便性の高さもオススメできるポイントとなります。
FreshVoice（フレッシュボイス）
「FreshVoice（フレッシュボイス）」は、日本全国で4,000社以上に導入実績があると言われる、非常に人気の高いweb会議システムとなります。
最大200拠点まで接続可能なことや音声の遅延がほとんどなく、オフラインで会議しているようなスムーズさが最大の魅力と言われています。
他にもあるさまざまなweb会議システム
他にもたくさんのweb会議システムがありますので、以下にまとめてご紹介しておきます。
| Pexip（ペクシプ） | 詳細はコチラ |
|---|---|
| Cisco WEBex（シスコウェブエックス） | 詳細はコチラ |
| BizMee（ビズミー） | 詳細はコチラ |
| sMeeting（エスミーティング） | 詳細はコチラ |
| ZOOM（ズーム） | 詳細はコチラ |
| LoopGate（ループゲート） | 詳細はコチラ |
まとめ
今回は、リモートワークの導入が必要になった企業のため、実際にweb会議を導入する場合に役立つweb会議システムをご紹介してきました。
少人数の簡単な打ち合わせのみをするのであれば、電話やチャットなどでも問題なく可能なのでしょうが、完全にリモートワークを導入する場合には、近況報告などで週に1回程度は多く人員が集まるweb会議が必要になることでしょう。もちろん、自宅にパソコンが無い…ネット回線引いていない…など、もっと現実的なハードルが立ちはだかることもありますが、まずは企業としてどのような手段を利用してリモートワークを実現するのか検討しなければいけません。その際には、この記事でご紹介したweb会議システムを確認してみてください。